明确档案整理的各项基本要求
档案整理是指将处于零乱的和需要进一步条理化的档案(收发文电、内部文件、会议文件、电话记录、图表、簿册、照片、录音、计算机盘片、实物以及本机关编印的出版物等),进行基本的分类、组合、排列、编号、编制目录、建立全宗等,组成有序体系的过程。档案整理的基本要求:遵循文件材料的形成规律和特点,保持文件材料之间的有机联系;区分文件材料的价值,确定档案的保管期限;便于保管和利用。数据档案整理服务依据行业标准以及客户要求,为客户提供档案整理服务。
档案实体整理的环节和信息开发概念
档案实体管理分收集、整理、鉴定、保管、统计等工作环节;档案信息开发又分信息加工和信息输出两部分,信息加工由编制目录、编辑文献汇编和编写参考资料构成,信息输出由提供阅览、咨询、函调、以及出版、展览等多项服务活动构成。
档案整理工作,就是按照各单位档案形成的规律以及特点,根据科学的理论和方法,将各种档案整理成方便人员管理和利用的有序整体的一项工作。
对于档案整理工作而言,它的主要内容分为:区分全宗内档案的分类、档案立卷、档案排列以及编制档案目录等
整理积存档案的工作程序
整理积存档案文件特别是零散档案文件,在研究立档单位及其档案情况的基础上制订整理工作方案时,必须科学地安排整理工作程序,它对于提高工效和整理质量具有直接意义。整理积存零散文件的工作程序大致如下: (1)区分全宗; (2)全宗内档案的分类(分类中补充区分全宗) : (3)初步立卷(立卷中补充分类),拟写标题草稿: (4)案卷的初步排列: (5) 调整案卷,修改标题,系列排列案卷内的文件,确定案卷的日期。
档案整理中的人工立卷和现代化方式紧密结合
在人工立卷的过程中,对档案进行搜索和利用时会产生很多不便。另外传统的纸质档案整理工作过于繁琐,需要大量的劳动力,耗费过长的劳动时间。因此通过使用现代化计算机技术进行积存零散文件的整理,能够获得更佳的效果,不需要再对案卷的标题进行拟定,可以有效的降低劳动强度缩短劳动时间,并且在利用计算机进行检索时更加方便快捷,极大程度的减少了档案整理过程中由于人为因素而造成的不良影响,充分发挥档案整理的优势,有效提高积存零散文件组织整理工作的效率。
以上信息由专业从事基建档案整理公司的北京中泰德信于2024/5/16 10:23:50发布
转载请注明来源:http://www.zhizhuke.cn/qyzx/bjztdx-2753560913.html