档案数字化加工的前提条件是什么呢?
档案调卷
这个过程要定一个专门的负责人与客户(档案馆库房管理员)共同完成,将待加工的档案从库房搬运到加工现场,对档案要逐份清点,并办理档案交接登记,与客户做好交接记录,确定无误后方可进行拆卷环节的工作。
整理及著录
档案目录的整理是数字化加工工作的前提条件,如果没有正确的档案目录,会给后序工作带来很多麻烦,所以在数字化加工之前必须有完整且正确的档案目录。
档案数字化扫描文件与目录对接的过程
数据备份
扫描期间要备份不同价段的数据两份以上,扫描后备份,质检后备份,全部工程完成后,客户经验收合格后,进行三种备份
1,将全部数据刻录成光盘备份
2,将全部数据在计算机硬盘上备份。
3,将全部数据传到客户的档案服务器上备份。
数据挂接
1,由组长通过数字化加工软件生成挂接数据
2,将数据传到档案服务器上,运行服务器上的挂接软件进行操作
3,打开(数据档案信息化管理系统),检查挂接的文档.
档案数字化加工
1.从档案室移交档案, 严格执行原始档案的交接手续, 使用双方工程负责人确认的档案交接清单(完成清点登记)
2.档案整理:编写页码、核对纸质档案页码、 对可拆钉的文件做拆钉处理以适应扫描的要求、对需要修复的档案进行归并整理(如果发现破损严重,无法直接进行扫描的档案,应先进行技术修复、折皱不平影响扫描质量的原件应先进行相应处理后再进行扫描,发现破损严重的档案须立即报知相关负责人)制作卷内目录,扫描文件抽取。
档案数字化加工简介
应根据数字档案管理系统的设计模板建立图像、文件命名方法的存储结构,并完整地描述相关文档。其包括人员登记表、数字化处理文件登记表、统计表、质量检查表、编码描述文件、数据描述等。
中泰德信档案管理系统中为用户提供了丰富的档案流程模板,可以很好地满足用户的各种登记和使用,同时,也能够很好地保障内容规范性。这些模板除了系统内置的以外,还支持自定义,且用户在具体的使用过程中,非常地方便。
以上信息由专业从事档案数字化扫描流程的北京中泰德信于2024/4/20 13:06:28发布
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