档案数字化之前要先整理整体建库和补充著录
档案数字化之前的整理工作包括整体建库及补充著录两方面。在进行档案数字化时对于没有完整著录信息的单位需要对目录集中著录和建库，在完成编目工作后，才有可能衔接数字化对象审批、档案出库、整理、检查核对等工作；对于已建库但条目信息仍不完整的，应该对缺失、错误等信息进行纠正，以确保信息完整，从而支援档案数字化成果的服务利用工作。如进一步设置及补充人名、地名、附件等著录项目。
电子档案规范进行著录有利于提高利用和其凭证作用
随着档案信息化的不断推进，电子档案著录工作也将不断深入，为了满足电子档案著录工作的实际需要，加强电子档案的管理，明确电子档案可以对数字化前整理的著录环节进行规范，准确地对纸质档案数字化成果进行著录，这样不仅可以有效提高纸质档案数字化成果的检索成功率，增加档案的利用率，同时还能够保证电子档案的真实性、有效性、完整性，从而发挥档案的凭证作用。
灵活运用档案整理方式有利于后期的管理和检索工作开展
按照不同档案内容，对其合理的整理方法进行专项制定。对文书类档案和其他零散类别档案的方法和要求进行确定；使文件级档案整理得以实现。通过这种整理方式能够使事业单位、其他机关的同类档案整理方法实现统一，使管理中存在的差异性和矛盾等问题得以有效解决。针对企业档案中的科学技术专项研究类、产品类、设备仪器、基本建设类等档案资料需要结合档案资料的具体情况，对适合档案自身特点的整理方式进行灵活选择和运用，更有利于后期档案管理和检索工作的开展。
档案案卷的加工整理和运筹方向
档案案卷的加工整理内容: 案卷内文件编号，填写卷内文件目录和卷末备考表，卷内文件技术修整，填写案卷封面，案卷装封等; 确定各类内案卷的排列顺序和案卷编号，编制案卷目录。以上这些序列步骤，只是系统地整理零散文件的一般程序。在实际工作中，应根据不同情况，因档案的状况和整理的具体要求而采取相应的程序安排。从上述步骤的全过程可以看出如下特点:零散文件整理程序，是在档案整理工作基本程序的基础上，有规律地交错结合而组成的;零散文件的整理程序及其实际运用较为复杂，但如运筹得当，却又可能摆脱材料由文书部门经档案室到档案馆这种常规流程所造成的限制，而把整理工作程序组织的更为科学。
以上信息由专业从事财务档案整理外包的北京中泰德信于2025/7/4 10:32:45发布
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